Eine E-Mail auf Englisch schreiben

E-Mails zählen zu den meistgenutzten Kommunikationsmitteln der Welt... und das aus gutem Grund! Mit einer E-Mail können Informationen innerhalb von Sekunden ausgetauscht werden und die Kommunikation mit Leuten und Unternehmen ist sogar über Landesgrenzen hinweg ganz einfach möglich. Es ist daher umso wichtiger, die richtigen Formulierungen zu kennen, um eine gut verständliche und aussagekräftige E-Mail auf Englisch schreiben zu können.

Das kann dir bei vielen Dingen helfen, wie zum Beispiel: einen Job im Ausland zu bekommen, an einer Universität angenommen zu werden und internationale Freundschaften zu knüpfen und diese auch zu pflegen. Hier erhältst du viele nützliche Tipps und hilfreiche Formulierungen zum Schreiben von englischsprachigen E-Mails und lernst die perfekte E-Mail auf Englisch zu verfassen!

Lernst du auch Französisch? Dann solltest du dir unseren Beitrag über die richtigen Grußformeln zum Beenden einer französischen Email nicht entgehen lassen.

Allgemeine Tipps zum Verfassen einer englischen E-Mail

Die Betreffzeile verwenden!

Die Betreffzeile ist der erste Anhaltspunkt, den der Empfänger deiner E-Mail zum Inhalt erhält. Im Betreff solltest du das Thema oder den Grund für deine E-Mail ganz klar auf den Punkt bringen. Es ist wichtig deinen Betreff so kurz und aussagekräftig wie möglich zu verfassen, damit die Aufmerksamkeit des Empfängers geweckt wird. Ein ungenau oder unklar formulierter Betreff oder sogar eine komplett leere Betreffzeile können dazu führen, dass der Empfänger deine E-Mail einfach löscht, ohne sie überhaupt zu öffnen!

Stil und Tonfall

In einer englischen E-Mail solltest du klare und kurze Sätze verwenden. Teile den Inhalt deiner E-Mail in verschiedene Absätze auf, sodass du jedes Thema in einem eigenen Absatz darstellen kannst. Das erhöht die Lesbarkeit deiner E-Mail und macht sie übersichtlicher. Durch eine gut strukturierte E-Mail reduzierst du das Risiko von Fehlkommunikation - einem typischen Problem bei allen Formen der Online-Kommunikation. Bei einer geschäftlichen oder formellen E-Mail sollte auch der Tonfall höflich, respektvoll und freundlich sein, schließlich nimmt sich der Empfänger deiner E-Mail auch die Zeit sie zu lesen und dir zu antworten.

Signatur

Vor allem bei geschäftlichen und formellen E-Mails kann eine persönliche Signatur am Ende deiner E-Mail sehr nützlich sein. Sie sollte relevante Informationen für den Empfänger enthalten, wie z.B. deinen Vor- und Nachnamen, deine Berufsbezeichnung und den Link zu deiner persönlichen Webseite oder der des Unternehmens sowie zu deinem LinkedIn Profil. Das ist nicht nur hilfreich, sondern wirkt auch sehr professionell.

Korrekturlesen, Korrekturlesen, Korrekturlesen!

Achte darauf, dass deine E-Mail fehlerfrei ist. Überprüfe sie am besten doppelt und dreifach auf Tipp-, Grammatik- und Rechtschreibfehler. Sogar in der eigenen Muttersprache macht man leicht einen Fehler! Wenn du eine Universität oder einen zukünftigen Arbeitgeber anschreibst, möchtest du dies natürlich ohne Fehler tun, da du sonst schnell einen unprofessionellen und nachlässigen Eindruck erwecken könntest. Eine Rechtschreibprüfungsfunktion ist hier besonders hilfreich, oder wenn möglich, dann lasse deine E-Mail von einem englischen Muttersprachler überprüfen. Denk daran, dass du auch die E-Mail Adressen aller Empfänger genau überprüfen solltest!

Wie schreibt man eine perfekte E-Mail auf Englisch?

Der Aufbau einer E-Mail auf Englisch besteht aus folgenden Teilen:

• Begrüßung
• Smalltalk (optional)
• Einleitung
• Inhalt
• Abschluss

Begrüßung

In einer informellen E-Mail an eine Person, die du bereits gut kennst, kannst du deine E-Mail mit einem einfachen “Hey [Vorname]” oder “Hi [Vorname]” einleiten.

Bei der formellen Anrede oder geschäftlichen E-Mails solltest du “Dear [Titel] [Nachname]” oder “Hello [Titel] [Nachname]” verwenden. Zum Beispiel: “Dear Mr. Smith.”

Wichtig: Nach der Anrede folgt immer ein Komma (,) direkt hinter dem Namen des Empfängers.

Wenn du keinen konkreten Ansprechpartner hast oder dir der Name des Empfängers deiner E-Mail nicht bekannt ist, kannst du einfach "To Whom It May Concern:" verwenden (das ist vergleichbar mit der deutschen Einleitung "Sehr geehrte Damen und Herren"). Dabei ist zu beachten, dass jedes Wort in dieser Anrede groß geschrieben wird und am Ende ein Doppelpunkt folgt.

Smalltalk

Smalltalk ist normalerweise nur dann angebracht, wenn du den Adressaten deiner E-Mail bereits kennst – also in einer informellen E-Mail. Dieser Teil kann entweder direkt nach der Begrüßung oder kurz vor dem Schluss eingefügt werden. Beispiele für Smalltalk können Fragen über die Familie der Person, einen gemeinsamen Freund oder eine gemeinsame Aktivität sein.

Einleitung

Wenn du jemandem das erste Mal schreibst, solltest du dein Anliegen und den Grund deiner E-Mail deutlich machen. Deine Einleitung sollte mit der Betreffzeile deiner E-Mail übereinstimmen. Du kannst dich zunächst kurz vorstellen und dann zum Beispiel mit einem der folgenden einleitenden Sätze weitermachen: “I am writing with regard to…,” (“Ich schreibe in Bezug auf...,”), “I am writing to inform you that…,” (“Ich schreibe, um Sie darüber in Kenntnis zu setzen, dass...”) oder “I am writing in response to…,” (“Ich antworte auf...”).

Inhalt

Für den eigentlichen Inhalt deiner E-Mail gibt es keine Vorlage, denn dieser ist jedes Mal unterschiedlich und abhängig von dem Anliegen deiner E-Mail. Wichtig ist vor allem, dass du klare und kurze Sätze verwendest und den Inhalt in mehrere Absätze unterteilst.

Abschluss

Für den Abschluss einer professionellen E-Mail kannst du zwischen verschiedenen Schlussformeln wählen, je nachdem, was du von deinem Empfänger als Antwort erwartest. Hier sind ein paar Beispiele: “I look forward to hearing from you soon,” (“Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören”), “Thank you in advance,” (“Vielen Dank im Voraus”) oder “For further information, please do not hesitate to contact me.” (“Für weitere Informationen zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren”). Direkt unter diesem Abschlusssatz sollten dann in einer separaten Zeile “Best regards,” “Kind regards,” “Yours sincerely” (“Mit freundlichen Grüßen”) oder “Yours faithfully” (“Hochachtungsvoll”) und deine Signatur (Vor- und Nachname) folgen.

Bei informellen E-Mails müssen keine spezifischen Vorgaben beachtet werden und einfache Schlussformeln wie “Thanks,” (“Danke”), “See you soon!” (“Bis bald!”) oder sogar ein kurzer Satz wie “I’m really looking forward to meeting you in person.” (“Ich freue mich sehr darauf, Sie persönlich kennenzulernen”) sind eine gute Option. Anschließend kannst du dich auch einfach nur mit deinem Vornamen verabschieden.

So, das war’s schon! Alles, was du wissen musst, um eine perfekte E-Mail auf Englisch zu schreiben. Und denk daran: Korrekturlesen, Korrekturlesen, Korrekturlesen!