Как написать письмо на английском языке

Электронной почтой как средством коммуникации пользуются миллионы людей во всем мире. И не зря! Во-первых, информация передается мгновенно. Во-вторых, ты можешь общаться с людьми и компаниями не только в своей стране, но и за ее пределами. Чтобы составить сильный, понятный и эффективный email, необходимо развить навыки письменной речи. Они помогут получить работу за рубежом, поступить в университет, завести и поддерживать отношения с друзьями-иностранцами — и это далеко не полный список. В этой статье мы предлагаем полезные советы по написанию идеального письма на английском языке!

Изучаешь немецкий? В одном из постов мы рассказываем, как писать электронные письма на немецком языке.

Общие советы по написанию писем на английском

Не забудь про тему!

Тема письма — первое, что видит твой адресат. Хорошая тема содержит однозначный посыл, обозначает содержание письма или то, по какой причине оно было написано. И все это нужно донести через минимум слов, чтобы сразу привлечь внимание собеседника. Если тема прописана смутно или отсутствует вовсе, получатель может удалить письмо, даже не открывая!

Стиль и тон

Предложения в письме на английском языке всегда понятные и короткие. Разбей текст на абзацы так, чтобы в каждом обсуждался только один вопрос. Письмо будет проще читать, ведь оно станет менее перегруженным. Часто при цифровой коммуникации есть риск не понять собеседника, но четкость подачи поможет этого избежать. Тон делового письма должен быть вежливым, тактичным и учтивым. В конце концов, человек тратит на твое сообщение собственное время.

Подпись

В формальной и деловой переписке очень полезна личная подпись с важной для получателя информацией. А еще она заметно поднимет твой профессионализм в глазах читателя! В подписи можно указать имя и фамилию, должность и ссылки — например, на личный вебсайт, сайт компании и твой профиль в LinkedIn.

Семь раз проверь, один раз отправь!

Дважды, нет, трижды вычитай электронное письмо на предмет опечаток, грамматических и пунктуационных ошибок. Их несложно пропустить, даже когда пишешь на родном языке! Если связываешься с университетом или потенциальным работодателем, важно убедиться в абсолютной безупречности письма. Ты же не хочешь создать образ непрофессионального или просто небрежного человека? Здесь очень пригодятся специальные программы для проверки орфографии или помощь носителя английского языка. А еще обязательно посмотри, правильно ли написаны адреса всех получателей!

Как написать идеальный email на английском языке

Вкратце, структура электронного письма на английском выглядит следующим образом:

• Приветствие
• Small talk (необязательно)
• Вступление
• Основная часть
• Заключение

Приветствие

В рамках неформального общения, когда ты хорошо знаешь человека, письмо может начинаться простым «Hey [имя]» или «Hi [имя]» (Привет, …).

В формальных или деловых письмах на английском языке нужно использовать приветствие «Dear [обращение] [фамилия]» (Уважаемый …) или «Hello [обращение] [фамилия]» (Здравствуйте, …). Например, «Dear Mr. Smith» (Уважаемый г-н Смит).

Важно: Сразу после имени или фамилии получателя в таких приветствиях нужна запятая.

Если ты не знаешь имени адресата, используй «To Whom It May Concern:» (буквально «тем, кого это касается»). Обрати внимание, что все слова в этой фразе пишутся с заглавной буквы и в конце ставится двоеточие.

Small talk

Small talk — это короткий разговор на общие темы. Обычно он уместен в переписке с хорошим знакомым, особенно в неформальном общении. Эта часть выстаивается сразу после приветствия либо перед заключением. В качестве примеров можем привести вопросы о семье, общем друге или хобби, которое вас объединяет.

Вступление

Если пишешь кому-то впервые, лучше четко указать причину. Она должна соответствовать теме письма. Сначала можно кратко представиться, а затем воспользоваться, например, одной из следующих фраз: «I am writing with regard to…» (Я пишу по поводу...), «I am writing to let you know…» (Я пишу, чтобы вам сообщить о...), «I am writing in response to…» (Я пишу в ответ на...).

Основная часть

Не существует единой формулы для основной части, потому что ее содержание целиком зависит от обстоятельств. Здесь важно не растягивать предложения, понятно доносить содержание и делить текст на абзацы.

Заключение

Правильное заключение основано на том, какое действие, по-твоему, должен предпринять получатель письма. Это может быть «I look forward to hearing from you soon» (Я нетерпением жду вашего ответа), «Thank you in advance» (Заранее спасибо) или «For further information, please do not hesitate to contact me» (Не стесняйтесь обращаться ко мне за подробностями). Затем на отдельной строке следует написать «Best regards», «Kind regards» (С наилучшими пожеланиями) или «Yours sincerely» (Искренне ваш), и еще ниже — свои имя и фамилию.

Для неформальных писем правил поменьше. В этом случае подходят фразы «Thanks» (Спасибо), «See you soon!» (До скорого!) или даже короткое предложение, вроде «I’m really looking forward to meeting you in person» (Мне не терпится познакомиться вживую). Подписаться можно просто именем, без фамилии.

Вот и все секреты идеального электронного письма на английском языке. И еще раз напомним: внимательно проверяй текст перед отправкой!