写出一封专业完美的英语邮件

随着时代进步，各种通讯软件都能即时联系，不管是和亲友间的沟通，或是拉个群聊谈论工作事。但在西方文化，谈论公事时，还是比较仰赖邮件的通讯。原因在于邮件能够分享大量的讯息，但同时能让你在写邮件时，能反思使用文字的方式，也能让你无国界的和外国公司沟通。

但要用英语写出一封完美的商业邮件，对于英语写作技巧的要求可是其中一项要点，这可影响你的邮件是否有中肯、适切、有礼貌的语气，以及内容是否清晰有条理。一封完美的邮件可以让你在工作应征、入学申请时获得更多机会，或者维持良好的国际友谊。让我们继续看下去，要用英语写邮件时需要注意哪些技巧！

用英语书写邮件的基础技巧

绝对别忘记邮件主旨！

说是主旨，就知道这部分有多重要！当收件人打开邮箱，第一眼就是先看见主旨，你可以把它想做是本邮件的重点。要写出个吸睛的英语邮件主旨，你需要个清晰明了又精确的信息，一句话就能囊括邮件的重点以及为什么要写这封邮件。记得字数尽量简洁，这样才能抓住收件者的目光。如果没多注意，写下没有重点或者不正确的主旨，甚至主旨完全不相关，可能让收件者立马把邮件删除，连打开瞧一眼都没呢！

邮件风格以及语调

用英语写邮件千万记住“简短清晰”，句构不需太复杂，使用简单的文法表达你想说的。利用段落区分邮件内容，每段落讨论不同的重点。这样能确保阅读者能轻松阅读，而不会一开邮件，就被长篇大论的内容吓坏。同时确保简单精要的内容，能够减少沟通误会，这是在任何在线沟通不可忽略的要点。而在写商业邮件时，用字更要注意，语调要保持礼貌、尊重且恳切。

署名

在正式或商业邮件之中，邮件结尾需放上你的亲笔签名以及对收件者有用的联系信息，此举可让你的邮件整体加分。这个举动也显得你格外专业！联系信息可以包含你的姓名，工作职位，以及你的领英网页或公司的网页链接。

校对，校对，再三校对！

邮件发送出去前，务必得再次校对！确认邮寄内容没有拼错单词，没有文法错误，没有错用哪个单词或标点符号。你知道就算用汉语发邮件，都很容易发生些小错误。如果邮件的目的是要申请入学许可，或是求职信，那么你肯定想确保邮件是没瑕疵，否则会留下不专业或你对这邮件毫不在乎的坏印象。因此，有个能校对英语拼音或文法的工具就显得特别重要，若是可以的话，也能请英语母语者帮你校阅。也要记得确认收件者的邮箱是不是正确，以及对方的名字有没有拼错哦！

写封完美的英语邮件

总之，用英语写邮件的话，要跟着以下的内容结构：

• 招呼语
• 寒暄语（可省略）
• 介绍
• 正文
• 结语

招呼语

一封轻松的邮件，也就是说你和收件者相当熟识，那么你可以简单地在邮件内容开头使用“Hey [名字]” or “Hi [名字]”。

但若是一封正式的邮件，你应该要使用“Dear [称呼] [姓氏]” or “Hello [称呼] [姓氏]”。举例来说，“Dear Mr. Smith.”

重点须知： 在以上的招呼语之后，在名字后面别忘了使用逗号。

有些情况是这样的，你可能不知道看邮件的人是先生还是女士，也不知对方的姓名，那么你可以直接使用“To Whom It May Concern:”。若使用这个称呼的话，可要记得每个单词开头都要使用大写，而紧接使用冒号，而非逗号。

寒暄

之所以说这个部分可省略，是因为使用时机点只适合若你认识收件者，而且通常是在非正式的邮件中。这部分可以接在招呼语之后，或者邮件结束之前。至于内容要讲些什么，你可以参考我们先前的博文，当中有许多如何用英语闲聊的范例。内容可以关心对方的家庭、公同好友或者是共同兴趣。

介绍

如果你是第一次发邮件给这位收件者，那么邮件内容最好清楚指出写这封邮件的目的。这个部分应该和你的邮件主旨内容一致。首先你可以简短的介绍自己，接着紧接着带出邮件的目的，以下几个范例：“I am writing with regard to…,” I am writing to let you know…,”，或者，”I am writing in response to…,”。

正文

这部分的正文没有什么复杂架构，因为这得依据邮件的上下文而定。这里也要记得保持句子的清晰和简短，并将正文分成几段。

结语

在专业邮件之中，应该根据你希望收件者作出什么样的动作而选择适当的结语。如，“I look forward to hearing from you soon,” （我期盼尽快听到您的答复，）、“Thank you in advance,”（先感谢您的协助，）或者“For further information, please do not hesitate to contact me.”（如果您有任何疑问，请别犹豫，尽快联系我。） 接着使用“Best regards,” “Kind regards,” 或 “Yours sincerely”，并在下一行使用你的亲笔签名做结尾。

非正式的电子邮件没有那么多准则可循，适当的结尾包括 "谢谢"、"再见！"甚至是一句简短的话，如 "我真的很期待与你见面"。然后，你可以只用你的名结尾。

好的，看完本篇文章，你应该准备好了！这就是你需要知道关于如何用英语写一封完美的邮件的一切。再次强调，不要忘记校对，校对，校对！